Cómo organizar un evento

como organizar un evento

Cómo organizar un evento

El evento entendido como herramienta de marketing, persigue unos objetivos comerciales claros en su realización, por este motivo, en los eventos aparecen normalmente innumerables elementos de la publicidad y el marketing en general.

Normalmente el evento busca el acercamiento directo con su público objetivo con muchos y diferentes fines, como pueden ser afianzar los lazos que los unen, informar de determinados acontecimientos, incrementar nuestra cartera de clientes, etc.

Como casi todas las acciones publicitarias, los resultados que se pueden obtener con la realización de un evento pueden ser positivos, pero también pueden ser negativos si no lo organizamos correctamente. Como es lógico, lo normal es que busquemos la positividad de nuestros resultados y para ello es básico que el evento esté bien organizado.

Pasos para organizar un evento correctamente

Como he comentado anteriormente, existen infinidad de tipo de eventos, y en función de cada uno de ellos será necesario un tipo diferente de organización del mismo. Sin embargo, sí se pueden enumerar una serie de puntos fundamentales y básicos a la hora de organizar un evento:

  • Definición del objetivo del evento. Parece obvio que lo primero que tenemos que tener claro es saber qué es lo que queremos obtener con la realización del evento. Como decía al principio, lo normal será que lo que queramos sea tener unos beneficios empresariales, pues describámoslos y redactémoslos.

planificacion de un evento

  • ¿Qué tipo de evento queremos realizar? Una vez sepamos el objetivo que queremos alcanzar sabremos qué tipo de evento se adecúa mas para la consecución del mismo. Existen múltiples tipos de eventos (convenciones, talleres de trabajo, eventos recreativos, …), y una vez que elijamos el más conveniente, este nos llevará a saber los elementos que necesitamos para que este se realice de la mejor manera.

 

  • Claramente este es un elemento fundamental, y seguramente también es el que determina el tipo de evento que vamos a realizar. Por este motivo, en un primer momento hay que tener claro el presupuesto con el que contamos y no salirnos de él.

 

  • Recursos técnicos y humanos. Cada evento va a necesitar unos recursos u otros en función de su tipología, pero lo que parece claro es que para el buen desarrollo del evento se ha de tener en cuenta todos ellos, previamente a la ejecución. Dentro de este apartado se puede incluir el timming del evento, elemento fundamental para el buen desarrollo. Es primordial desarrollar una buena planificación de los tiempos ya que los eventos normalmente se realizan en una fecha y un lugar fijos, sin posibilidad de cambio, por lo que si algo falla se puede tirar por tierra mucho trabajo realizado.

 

  • Evaluación del resultado. ¿Hemos conseguido nuestro objetivo? La respuesta que demos a esta pregunta nos confirmará si hemos sido capaces de organizar bien el evento o no.